בשנים האחרונות השתנו שיטות העבודה והמדידה של תפוקה ונוכחות לנוכח התקדמות הטכנולוגיה. פעולות שבעבר נדרשנו לבצע באופן אישי וידני, ניתנות היום לביצוע מרחוק. היום אפשר לעבוד מכל מקום, להזמין רכישות מכל מקום בעולם ולעשות פעולות כלכליות בלי לצאת מהבית. גם עולם העבודה והעסקים הפך לנוח יותר עבור העובדים והבעלים, כך שניתן היום לשלוט על העסק מרחוק. אם בעבר עובדים נדרשו להגיע למקום העבודה ולהעביר כרטיס נוכחות, הרי שבעידן הנוכחי ניתן לבצע את הפעולה מכל מקום במספר דרכים בלי להגיע למשרד. לא רק העובדים מרוויחים יכולת תמרון ועבודה ממקומות אחרים או מהבית, כפי שקיים בלא מעט מקומות, אלא גם המנהלים מקבלים יכולת שליטה מרחוק.
עולם העסקים בעידן המודרני
רוב בתי העסק והחברות נוהגים להשתמש בשיטה של שעון נוכחות לעסק כדי לפקח על נוכחות העובדים, שעות העבודה, החופשים ועל ידי כך לקבוע את השכר בסוף כל חודש. כך זה מתבצע בשירות הציבורי, בחברות פרטיות ולמעשה בכל מקום מסודר המקפיד על שעות עבודה ומעוניין לדייק בתגמול לעובדים. בעבר כרטיס נוכחות הצריך הגעה פיזית של העובד למקום העבודה והעברה במכשיר ייעודי או רישום ידני. ההתפתחות הטכנולוגית ועולם העבודה המשתנה הביאו לפיתוח של שיטות נוחות ומתקדמות של ניהול נוכחות העובדים. היום יש לא מעט עובדים הנמצאים במקומות שונים בעולם, מבצעים את עבודתם מהבית או מהדרכים. לכן גם שיטות המדידה של נוכחות ושעות עבודה שונות ומותאמות להתפתחויות אלה. גם המנהלים נמצאים במקומות שונים ולא בהכרח במקום העבודה, אבל עדיין חשוב להם לנהל את העסק ואת העובדים באופן נכון, מדויק ובזמן אמת.
מערכות דיווח מרחוק
בעידן הדיגיטלי מערכות לניהול נוכחות מאפשרות לעובדים לדווח על נוכחות ושעות עבודה באופן ממוחשב באמצעות הטלפון החכם, הטלפון הנייח, באפליקציה, בשעון נוכחות ביומטרי, באמצעות קירבה, זיהוי פנים או דרך המחשב מכל מקום ובכל זמן. קליטת הנתונים מתבצעת בזמן אמת למערכת, כך שמנהלים יכולים לקבל מידע אמיתי בכל מקום ובכל זמן על נוכחות או חוסרים ולהגיב בהתאם. המערכת גם מעבירה את הנתונים לתוכנה המחשבת את שכר העובדים ובכך חוסכת לחברה זמן עבודה, תקלות וטעויות אנוש. המערכת מבצעת את החישובים האישיים של ימי חופשה של כל עובד, ימי מחלה, נסיעות, שעות נוספות ועוד ומקושרת לרואה חשבון או יועץ מס של החברה האמון על הפקת דוחות שכר מדויקים.
שעוני הנוכחות החדשים מאפשרים לכל ארגון להתאים את מאפייני המדידה לצרכיו, לגודלו ולמספר אנשיו העובדים מהמשרד ואלה הנמצאים באופן קבוע או מזדמן מחוץ למשרד. היתרונות של שעוני נוכחות אינטרנטיים מאפשרים גם לקבל מידע על המיקום של כל עובד, כך שלמנהלים יש שליטה טובה יותר על המיקום של עובדים הנמצאים בנסיעות ובשליחויות.
